学院档案工作实施细则

一、总 则
第一条 为了加强本院档案的科学管理，使档案工作更好地为各项工作服务，根据《闸北区学校档案管理暂行办法》和有关规定，结合本院实际情况特制定本细则。
第二条 学院形成的各类档案即是学院工作活动的真实历史记录，是党和国家的宝贵财富，由档案室集中管理，做到收集齐全，制度健全，管理科学，保密安全，积极提供利用，为学院各项工作服务。
第三条 学院应将档案工作纳入学院工作的整体发展规划和议事日程，纳入学院领导和档案人员的工作职责，纳入教职员工的职责范围，并与考核奖惩挂钩。

二、学院档案工作的管理体制
第四条 档案工作实行集中统一管理的原则，院档案室是档案材料的储存和利用中心，并负责统筹、协调组织、管理全院档案工作。
第五条 总支书记直接领导分管档案工作，各职能部门负责人则是该部门档案工作负责人，学院档案工作形成网络，并明确档案网络组织人员。
第六条 档案室配备档案专职管理人员，全面负责对各部门档案工作的业务指导、检查和监督，负责本院档案的管理和利用工作。

三、档案工作的基本职责和任务
第七条 学院分管档案工作领导的职责和任务：
贯彻上级对档案工作的指示精神，把档案工作纳入学院工作计划中并进行考核，审定学院档案管理的制度，并督促执行、解决档案工作的实际问题。
第八条 档案专职管理人员职责与任务：
制定学院档案业务的具体规定，制定档案的分类、归档、保管和借阅等制度并积极推行；负责对各部门档案材料的收集整理、归档的监督和指导；负责对档案的安全保护和查（借）阅利用工作，为学院各项工作服务。
第九条 档案网络组织人员的职责与任务：
负责本部门在工作中形成的有保存价值的档案材料的收集、整理、保管工作；负责将完整、准确、系统的本部门档案材料按时移交档案室。

四、档案的管理
第十条 学院的文件的归档范围：
（一）文书档案：凡学院党、政、工、团等部门在实际工作中形成的文件材料，按本院制定的（文书档案立卷类目）规定范围。
（二）教学档案：凡学院及教师个人在教育、教学、管理和实践以及研究活动中形成的文件，按本院制定的（教育教学档案立卷类目）规定范围。
（三）科技档案：凡学院在基建生产、科研等工作活动中形成的材料。
（四）会计档案：凡学院在财务工作活动中形成的报表、账簿和凭证等材料。
（五）声像档案：凡学院在各项活动中形成的照片、录音带以及录像带等。
第十一条 归档时间：文书档案按行政年立卷，应在次年六月底前归档完毕；教学档案按教学年立卷，应在次年寒假前归档完毕；科技档案、声像档案应在项目完成后二个月内归档完毕；会计档案在会计终了年后归档完毕。
第十二条 学院实行文件材料形成部门立卷的制度，一般由立卷人按文件材料自然形成的规律，整理组卷、编排页号、填写卷内目录、交档案工作人员检查，装订后向档案室移交。
第十三条 学院档案分类与保管期限的划分，按区教育局统一规定进行。
（一）文书档案、教学档案，采用年度——保管期限——问题分类法。
（二）科技档案，其中基建档案以一个工程单位，按项目组织保管单位；设备档案以一台设备型号为单位组织保管单位。
（三）会计档案采用年度——形式——保管期限分类法。
（四）声像档案以闸档（89）发字34号文件为要求。

五、档案的安全保管与统计
第十四条 档案库房必须切实做好防火、防潮、防盗、防光、防尘、防虫、防霉、防鼠等八防工作，确保档案安全。
第十五条 要定期对档案进行检查，发现破损、霉变或字迹模糊，要及时采取措施进行技术处理。
第十六条 档案工作人员变动时做好档案的移交工作，认真履行交接手续。
第十七条 认真做好档案的统计工作，对各种载体的档案收进、移出、利用应及时进行登记统计，并按规定向上级机关呈报统计表。

六、档案的鉴定和销毁
第十八条 档案部门应定时对档案进行鉴定，对超过保管期限的各类档案要逐件编造清册，报院领导审批，予以销毁。
第十九条 销毁档案时由院领导指定专人负责监督，监销人要在销毁清册上签字。

七、档案的利用
第二十条 建立档案借阅制度，严格履行审批手续，借阅人员要在指定地点查阅，查阅时不得把案卷拆散、抽取、涂改、损毁或转让他人。教师业务档案如本人需要查阅时，可不履行审批手续；其他人员借阅时，须征得其本人同意，方可查阅。
第二十一条 应根据工作需要，编制必要的目录、索引等检索工具，编制各种汇编和参考资料，积极主动地为学院各项工作服务。